Guia de migração RD Station para HubSpot: tudo o que você precisa saber

A automação de marketing já está deixando de ser um diferencial e está se tornando essencial em ações e estratégias de sucesso no marketing digital. Afinal, além de garantir uma gestão mais eficiente e melhores resultados, também entrega uma melhor experiência ao cliente. 

No entanto, para que isso realmente aconteça, as plataformas e ferramentas de automação de marketing devem atender as necessidades e suprir as demandas das empresas, estando em conformidade com seus objetivos. 

Mas, conforme a empresa for crescendo, suas necessidades e prioridades podem ir mudando e a ferramenta pode não entregar mais a eficiência requerida pelo gestor para conseguir colocar as ações em prática de forma eficiente. 

Assim, é nesse momento que surge a migração para uma ferramenta de marketing, vendas e atendimento ao cliente de forma mais integrada, como o HubSpot, que proporciona automação avançada e engloba grande parte das operações da sua empresa. 

Portanto, é fundamental que as empresas compreendam profundamente o cenário em que se encontram, para que assim, possam decidir o momento ideal para realizar essa mudança e alcançar os resultados e objetivos esperados.

Caso sua empresa esteja nesse momento e entendeu que, ao contrário do RD Station, o HubSpot pode maximizar suas chances de sucesso, elaboramos este artigo especialmente para que você confira os principais passos para iniciar a jornada de migração entre as ferramentas. Acompanhe:  

Qual o melhor: RD Station ou HubSpot? 

Como você já deve ter percebido, cada software tem seus pontos positivos e negativos conforme a real situação da empresa. Ou seja, existe um melhor e outro pior para determinadas situações, o que os torna recomendáveis para diferentes perfis. Veja só: 

Quando o RD Station é mais recomendado? 

Para aqueles que estão iniciando suas operações de automação de marketing, o RD Station é capaz de suprir todas as necessidades iniciais e até ajuda a empresa nesses primeiros passos, possuindo modelos e templates prontos de muita coisa.

Além disso, o software também é mais indicado para empresas com ticket médio menor que R$ 1.000,00 por mês e um alto volume de leads. Sendo assim, em casos em que há a adoção do produto ou serviço por milhares de clientes — alta base de leads e muitas conversões com um menor valor médio nas vendas. Empresas com outros perfis também adquirem o RD Station, já que possui um excelente custo-benefício. 

Sem contar que o software também possui uma interface totalmente amigável e intuitiva, com opções para empresas menores como o RD Station Light e RD Station Basic. 

Ademais, por ser uma empresa brasileira, o RD Station Marketing e o RD Station CRM possuem integrações rápidas com aplicativos altamente usados no Brasil, como Pluga e Hotmart, além de ter lançado uma conexão entre CRM e WhatsApp em 2018 para integrar processos de vendas e Inbound Marketing em um só lugar. 

Quando o HubSpot é mais recomendado? 

Já o HubSpot, em nossa visão, é mais ideal para empresas que estão migrando de outras ferramentas, como o RD, e já contam com operações de automação de marketing mais robustas, com fluxos de automação e diversas integrações.

Além disso, o HubSpot também é mais recomendado para empresas que precisam ou dependem de uma alta integração entre Vendas e Marketing, ou ainda, que conta com operações avançadas e integradas, como RevOps, com leads que precisam de uma maior atenção ao longo da jornada de compra, como nas vendas complexas.

Entenda o que é RevOps e como implantar essa tendência em sua empresa.

Um excelente exemplo de usuários HubSpot, são empresas de tecnologia com ticket médio acima de R$ 1.500,00 por mês. Assim, pela escala de leads e o valor do serviço, essas empresas passam a se dedicar mais a cada lead, tendo uma maior necessidade de integração entre Marketing, Vendas e Sucesso do Cliente. 

Outra recomendação, é quando a empresa possui uma equipe comercial com 5 ou mais vendedores. Nesses casos, faz sentido pensar na contratação do HubSpot Sales Hub Professional e, potencialmente, integrado com o módulo do HubSpot Marketing Hub Professional. 

Já para equipes de vendas menores, é possível integrar com o RD Station CRM ou com o Pipedrive. Mas, lembrando, a escolha depende de diversos fatores. 

Outro diferencial para o HubSpot concentra-se na capacidade de personalizar não só seus fluxos de automação e e-mails, como também suas landing pages, CTAs, Pop-Ups e os próprios sites com base na etapa da jornada do cliente. 

Ou seja, a experiência do usuário ao navegar no site e consumir seus conteúdos muda completamente em cada estágio do Flywheel, sendo possível exibir oportunidades e gatilhos mais precisos para cada pessoa. 

Principais motivos para empresas migrarem do RD Station para o HubSpot 

Antes de iniciarmos os conceitos fundamentais para realizar a migração do RD Station  para o HubSpot, é preciso entender quais são os motivos que levam as empresas a fazerem isso:

• Aquisição de mais ferramentas para auxiliar nos processos e operações das equipes;
  
• Personalização no gerenciamento de leads;
  
• Visão mais detalhada, profunda e analítica de relatórios e insights;
  
• Total visibilidade da jornada do cliente;
  
• Processo integrado e sem fricção entre suas equipes de Marketing, Vendas e Atendimento (suporte, sucesso do cliente, etc);
  
• Possibilidade de estruturar relatórios por canais, por fontes e  ter informações confiáveis sobre o processo de vendas;
  
• Maior quantidade de informações em cima das ações de marketing, e-mail, campanhas, redes sociais, entre outros;
  
• Maior possibilidade de integrações nativas e de terceiros (+ de 500);
  
• Gestão de informações dos leads;
  
• Entre outras.
  

Conceitos fundamentais para migração RD Station para HubSpot

Quando se fala em migração de ferramentas, muitos ainda acreditam que basta clicar em alguns botões, transferir os dados e está tudo pronto. Mas, o processo não é tão simples assim. 

Na realidade, apenas determinadas coisas podem ser “migradas”, no sentido de serem deslocadas de um lugar ao outro. Esse é o caso da base de contatos, por exemplo, que mesmo assim apresenta algumas limitações.

Já a grande maioria das coisas — formulários, landing pages, e-mails, etc. — devem ser criadas e configuradas uma a uma, item por item. 

Diante disso, quando nos referimos a “migração” entre sistemas, não falamos apenas da mera transferência de dados, mas sim de todo um trabalho que envolve planejamento, estratégia, estruturação e execução de ações e configurações necessárias para implementação de uma nova tecnologia. 

Não se engane, não é um processo fácil. Mas, para te ajudar, separamos alguns conceitos essenciais no processo de migração do RD Station para o HubSpot. Acompanhe: 

Objetos

De forma breve, os objetos são as diferentes categorias que uma tecnologia usa para organizar seus dados. Assim, permitem que os dados de uma ferramenta, por exemplo, sejam interpretados corretamente por outra. 

O RD Station usa apenas um objeto, o contato, enquanto o HubSpot distribui seus objetos em três: contato, empresa e oportunidade. Exemplificando: “Patrícia Oliveira” seria um contato, “Magazine Luisa” a empresa e “Proposta 123” a oportunidade. 

Aprenda como criar uma lista de contatos no HubSpot. 

Os objetos de oportunidade e empresa costumam aparecer em softwares CRM, enquanto o de contatos, em sistemas de automação de marketing. Dessa maneira, este último se torna o objeto mais importante, visto que ele representa a pessoa que interage com seus canais e conteúdo. Afinal, quem realiza ações no seu site, converte, se torna lead, compra ou adquire seus serviços é o contato, não uma empresa ou oportunidade. 

Dito isso, o objeto contato do RD Station é equivalente ao do HubSpot e, por conta disso, você pode exportar suas listas de contatos do RD e importá-las no Hub. Além de que, o status em que o contato se encontra e a etapa do funil de vendas ou flywheel em que ele está não alteram o processo, visto que essas e outras formas de segmentação de base são configuradas por meio de propriedades. Veja como:

Propriedades 

Já as propriedades, são definidas como cada campo que captura e armazena os dados de um contato (lead). Ou seja, atribuições como:

• Nome
• Sobrenome
• Cargo
• E-mail
• Entre outras

Dito isso, as propriedades são utilizadas para armazenarem dados sobre o perfil, como os dados citados acima, e também sobre o comportamento dos contatos, com propriedades como “e-mails abertos” ou “páginas visualizadas”, por exemplo. 

Conheça as propriedades de fonte original e fonte mais recente no HubSpot.

Fazer um bom uso das propriedades é importante, pois determina a forma como você segmenta os contatos da sua base e mensura seus resultados. Portanto, em projetos de migração, é obrigatório fazer um mapeamento de propriedades de contato entre a ferramenta de origem (RD) e a de destino (Hub). 

Vejamos um exemplo da importância de não pular este passo: 

Imagine que, no RD Station, você possua uma propriedade de “data de nascimento”, usada para enviar e-mails automáticos de feliz aniversário aos seus clientes. Dito isso, caso você não mapeie essa propriedade e crie uma equivalente no HubSpot antes de importar seus contatos, esses dados vão se perder. 

Por fim, além do nome das propriedades de origem e destino, o mapeamento também deve descrever o formato dela (texto, número, telefone, data, etc.). Já no caso de propriedades que usem uma lista fechada com valores pré-definidos, como “número de funcionários” ou “região”, é importante configurar formato e valor antes da importação. 

Processos 

Todas as empresas possuem seus processos, sejam de vendas, marketing, suporte, atendimento, entre outros, responsáveis por definirem, por exemplo, como e por onde novos contatos são criados, os critérios de qualificação de oportunidades, as etapas, as atividades, os responsáveis e as regras de negócio, desde a primeira interação até o momento de venda. 

Assim, em nossa visão, as diversas ferramentas utilizadas por todas essas áreas devem dar suporte aos processos, ajudando a ganhar produtividade, efetividade e escalabilidade. 

Presumindo que sua empresa já possua esses processos definidos, é fundamental que eles orientem a migração para o HubSpot. Ou seja, é preciso se perguntar: 

• O que deve acontecer com quem preenche um formulário de contato?
  • Entrar em uma régua de relacionamento?
  • Ser encaminhado para o processo comercial?
  • Outra opção

Por fim, após escolher, é preciso também definir quais são seus critérios para essa escolha. 

Esse é um dos principais problemas encontrados nas migrações realizadas sem planejamento, causando inúmeras refações e erros ao longo do processo. Portanto, caso seus processos não sejam definidos previamente, eles não serão implementados no HubSpot, ou seja, contatos com alto potencial de venda podem cair na régua de relacionamento errada, ou no limbo do CRM, prejudicando sua renda. 

Landing Pages 

Mesmo que não seja possível transferir diretamente suas landing pages do RD Station para o HubSpot, é importante entender como esse processo funciona para não se descabelar.

Imagine que sua marca conte com mais de 70 landing pages ativas no RD Station. Mas, isso não significa que você terá que desenvolver essas 70 LPs novamente no HubSpot. Veja o motivo: 

• Quantas dessas 70 landing pages precisam ser migradas? Na grande maioria das vezes, apenas um número pequeno de páginas responde por quase todas as métricas de atração e conversão das empresas. Ou seja, a grande maioria está sempre esquecida ou desatualizada, tendo pouco ou zero impacto nos resultados. Sendo assim, o momento de migração é perfeito para fazer um inventário e entender o que vale a pena manter e o que precisa ser otimizado.
  
  
• Quantos templates você usa no RD? É muito pouco provável que você use um tipo de layout para cada página. Afinal, a maioria das empresas usa, no máximo, entre 3 ou 4 modelos. Além disso, com o builder do HubSpot, é possível criar com facilidade o layout que quiser, apenas arrastando e soltando, sem precisar programar.
  Ademais, você também pode baixar templates prontos do Marketplace, colar seu texto, subir imagens e pronto. 

Você pode continuar usando seu subdomínio que já era usado no RD Station, preservando seu tráfego orgânico e os links do seu blog, campanhas e mídias pagas. 

É importante ter em mente que, mesmo assim, esse não é um trabalho fácil. Mas, é um trabalho recompensado por funcionalidades no HubSpot que, uma vez usadas, jamais serão largadas, como a personalização de texto, campos de formulário condicionais, redirecionamento automático, testes A/B, entre outros. 

Coisas que possuem o potencial de melhorar a experiência do seu cliente, facilitar seu trabalho e aumentar a taxa de conversão e qualificação de seus contatos na ponta, gerando um efeito cascata para todas as etapas do seu flywheel.

E-mails e workflows 

Muito do que vimos nas landing pages, também ocorre com os e-mails. Ou seja, grande parte do que você utilizava será utilizado, porém, não é algo que pode ser transferido de um software para outro. 

Diante disso, a recomendação de realizar um inventário para avaliar o que vale a pena migrar, também é válido aqui. Ademais, o HubSpot também apresenta ainda mais facilidade de se criar novos layouts no builder, além do uso de um subdomínio para preservar as métricas de performance e as vantagens das funcionalidades de personalização e otimização. 

Mas, o ponto de maior atenção por aqui são as réguas de relacionamento — ou fluxos de nutrição no RD Station — que da mesma maneira que as LPs e os e-mails, não podem ser migradas, precisando ser configuradas individualmente. 

Conforme os critérios de qualificação citados anteriormente, são avaliados os dados de perfil e comportamento do lead, armazenando esses dados nas propriedades do objeto contato. 

Portanto, quando configuramos uma automação no HubSpot, o “gatilho mental” costuma ser uma dessas prioridades, o que torna o mapeamento de propriedades tão importante no momento de migração. 

Em primeiro lugar, a fim de garantir que o lead receba os e-mail certos, na hora certa. Segundo, para que sua equipe de marketing mensure o impacto das suas ações. Por fim, para que sua equipe de vendas consiga identificar e trabalhar as melhores oportunidades, priorizando possíveis clientes com maior probabilidade de fechar um negócio. 

Site e blog

Ao contrário do RD, o HubSpot conta com o HubSpot CMS Hub, um Content Management System (Sistema de Gerenciamento de Conteúdo) nativo da plataforma. 

Ou seja, com o Hub, você pode ter seus canais proprietários — site, blog, LPs, e-mails, etc. — funcionando em um único software. 

Diante disso, não é necessário gerenciar três ou quatro serviços e outras tecnologias como outras hospedagens, WordPress, entre outros. Sem contar que é muito mais fácil de criar, publicar, atualizar e mensurar suas campanhas e estratégias de conteúdo, já que está tudo no mesmo lugar. 

Aprenda como o HubSpot estrutura e potencializa suas estratégias de Inbound Marketing.

Mas, isso não quer dizer que em todos os casos as empresas devem migrar para o CMS Hub. Afinal, mesmo sendo excelente, o módulo foi feito para sanar as dores das equipes de marketing e vendas, com mais atração, conversão e fidelização de clientes. 

Um exemplo é que, caso seu site tenha funcionalidades complexas, como integração com intranet e outros sistemas internos, o CMS da HubSpot pode não ser a melhor opção. Ou ainda com e-commerce, que geralmente roda melhor em tecnologias mais especializadas, como Magento. 

Já no caso dos blogs, recomendamos que, caso sua empresa já conte com um blog bem estabelecido, com boas métricas de atração e conversão e que alcança as metas das suas estratégias, talvez, mexer nisso não valha a pena no momento.

Por outro lado, caso você não tenha blog ou conte com um mediano, considere o desenvolvimento da sua estratégia de conteúdo no HubSpot. Afinal, aqui a configuração é rápida e seu blog já nasce integrado com os demais canais e funcionalidades. 

CRM

A falta de integração entre equipes de marketing e vendas é um dos principais motivos de fracasso em estratégias de crescimento empresarial. Isso, pois em muitos lugares, além de terem operações completamente isoladas, as equipes nunca sentaram juntar para definir objetivos, responsabilidades e outras métricas, como as SLAs (Service Level Agreements), por exemplo. 

Portanto, como esperar que trabalhem de forma colaborativa, perseguindo objetivos comuns? 

Bom, com a falta dessa integração entre as equipes, algumas situações podem ocorrer, como a priorização de leads desqualificados pela equipe de vendas e a falta de avaliação das performances das campanhas de marketing que, por extensão, também afetam o retorno do investimento feito. Afinal, deixa de ser possível, por exemplo, entender quais canais e interações mais influenciaram na aquisição de clientes. 

Assim, caso o RD Station tenha sido seu primeiro software de automação de marketing, você já deve ter percebido que apenas contar com uma estratégia de conteúdo não é o suficiente para atingir um impacto nas vendas.

Diante disso, depois de um certo grau de complexidade em suas atividades de marketing e vendas, as marcas que usam RD sempre usam, em conjunto, uma tecnologia CRM, sendo Pipedrive e Plug (da própria RD) as mais comuns. 

Dessa maneira, ambos os CRMs atendem e suprem as dores de diversas empresas. Em teoria, ao migrar do RD Station para o HubSpot, você pode manter o CRM que sua empresa já usa, desde que ele seja integrado com a plataforma de automação de marketing utilizada. 

Mas, na prática, costuma valer mais a pena migrar para o CRM do próprio HubSpot. Veja o motivo: 

É importante ressaltar que cada empresa possui um processo de vendas:

• Tipo de produto ou serviço
• Duração do ciclo de vendas
• Etapas e atividades
• Entre outras características

Portanto, é fundamental que cada empresa escolha sua tecnologia de forma inteligente, pensando que ela cumpra seu papel em seus processos, dando maior produtividade, efetividade e escalabilidade. 

Principais dúvidas sobre migração RD Station para HubSpot respondidas por especialistas 

Para te ajudar a entender ainda mais a complexidade desse processo, separamos as principais dúvidas que nossa empresa recebe ao realizar migrações do RD Station para o HubSpot. Veja só: 

Quais são os passos para a migração do RD Station para o HubSpot CRM? 

De início, a migração deve ser planejada conforme o funcionamento do HubSpot, ou seja, deve refletir seus processos, operações, informações e dados organizacionais, entre outros. 

Para isso, é inegável a necessidade e a importância da realização de um mapeamento, a fim de não perder coisas importantes, não migrar coisas desnecessárias e, ainda, otimizar aquilo que pode ser otimizado. 

Assim, podemos resumir o passo a passo:

1. Definir como será o processo no HubSpot (cópia do processo atual ou com melhorias);
   
2. Criar processos com a estratégia de fluxos de trabalho, campos obrigatórios, propriedades e outras etapas para o HubSpot receber informações (aqui você já pode convidar suas equipes para o Hub);
   
3. Retirar todos os dados, etapas e processos do RD Station;
   
4. Mapear e migrar os itens no HubSpot;
   
5. Fazer o upload de uma amostra da base de contato e/ou negócios do RD para o Hub;
   
6. Analisar se os dados carregam corretamente e se é possível prosseguir desta forma na rotina de quem usará a plataforma (aqui é possível realizar treinamentos sobre os processos e ferramentas do HubSpot);
   
7. Realizar ajustes necessários;
   
8. Fazer o upload oficial de todos os dados no Hub;
   
9. Criar relatórios que ajudem a medir os principais KPIs de marketing e vendas no HubSpot. 

De forma geral, cada projeto demanda um entendimento completo da empresa e de seus processos e operações para assim, conseguir identificar como guiar cada passo e garantir que as funcionalidades e a usabilidade do HubSpot sejam aproveitadas em todo o seu potencial. 

É possível migrar para o CRM HubSpot e continuar com o marketing no RD Station? 

Sim, é totalmente possível. Mas, assim como quaisquer programas distintos, é necessário contar com um aplicativo integrador que envie dados e informações das ações de marketing no RD Station para o HubSpot CRM. Assim, é preciso entender quantos envios de informações — ou eventos — serão necessários, além de analisar também as automações, para garantir que os leads qualificados cheguem nos estágios e pipelines corretos dos seus vendedores. 

Como acontece a migração dos itens de marketing? 

É um tanto diferente. Afinal, os assets são mais complexos, dependendo do que será recriado no HubSpot e a forma como serão levados para lá. Dessa forma, caso a migração envolva somente a base de dados do marketing, não é complexa, apenas demanda um trabalho de mapeamento de tudo o que se deseja levar e fazer upload. 

Quanto tempo dura uma migração do RD Station para o HubSpot? 

Como é um serviço personalizado, tudo dependerá se o processo for mais complexo ou simples. 

• Analise um de nossos cases e entenda mais sobre isso: Case de sucesso Sponte: implementação HubSpot em 45 dias

Quais são os principais obstáculos nessas migrações? 

Entre os principais obstáculos que as empresas costumam enfrentar ao longo das migrações do RD Station para o HubSpot, podemos citar: 

• Travamento do processo de vendas que será migrado
• Não saber o que precisa analisar ou acompanhar na plataforma
• Não mapear possíveis integrações
• Não conhecer o que o HubSpot oferece como solução para as vendas
• Entre outros

Quanto custa uma migração do RD Station para o CRM HubSpot? 

Por se tratar de um serviço personalizado, ou seja, que varia de empresa para empresa, este investimento vai depender de alguns fatores, como o tipo de migração, se há ou não integração da HubSpot com outras plataformas, entre outras coisas. 

Por que contar com uma empresa especializada para a migração do RD Station para o HubSpot? 

Ao contar com uma agência parceira HubSpot para realizar a migração, é possível dar atenção aos detalhes e realizá-la de forma objetiva e organizada, além do suporte prestado para sua equipe em todos os pontos de dificuldades. 

Além disso, também realizamos treinamentos com ações de sucesso para sua empresa dentro da plataforma ao analisar seu cenário de vendas. Preocupamo-nos com cada etapa e, por isso, levamos ao máximo a Inteligência Comercial ao processo. 

Por fim, a migração nunca deixa seus processos como eram antes, mas apresentam novas formas de enxergar e otimizar suas áreas de marketing, vendas e até mesmo atendimento.

Há suporte técnico? 

Sim, contamos com o serviço de sustentação, em que nossos especialistas estão disponíveis para ajudar em qualquer coisa que você ou seu time precise. 

Qual é o meu papel e o papel da agência durante a migração? 

O papel do cliente, ou seja, da empresa que contrata a migração, está direcionado em conhecer suas operações, seus canais, suas ofertas e demais informações internas da empresa. Enquanto isso, para a agência, a obrigação é de transferir tudo isso para o HubSpot de forma eficaz e otimizada com melhorias.

Assim, o domínio da operação de marketing, de vendas e das peculiaridades da empresa é sempre dela mesma, sendo necessário ter um domínio geral nessas áreas para que todo o processo de migração seja feito de forma certa. 

Dito isso, entre em contato conosco agora mesmo e garanta uma agência parceira Gold HubSpot em todo o seu processo de migração, levando melhores resultados, performance e usabilidade para sua empresa: