Lead routing no HubSpot: ensinamos a fazer do jeito certo

Se você pudesse se concentrar apenas no rodízio de leads na gestão de vendas, seria ótimo, mas sabemos que a realidade é outra. Por isso, contar com um sistema de CRM poderoso como o HubSpot pode simplificar sua vida nesse processo, e estamos aqui para mostrar como automatizar o rodízio de leads em sua operação.

O que é lead routing?

Lead routing, ou rotação de leads, é como um GPS que direciona seus leads para os membros certos da equipe de vendas. Assim, cada oportunidade é aproveitada da melhor forma possível, aumentando as chances de conversão.

Com o lead routing, sua empresa pode otimizar os esforços de vendas e garantir que nenhum lead qualificado fique sem atenção, ou seja, é a munição que a equipe precisa para focar em fechar negócios de forma eficiente.

Qual a importância do lead routing?

Já deu para perceber que a rotação de leads desempenha um papel fundamental em qualquer empresa que deseja otimizar seus processos de vendas, certo?

Um processo bem estruturado é capaz de aumentar a eficiência dos profissionais, melhorar a taxa de conversão e garantir um atendimento próximo e personalizado aos clientes em potencial, e é sobre esses benefícios que vamos conversar agora.

Justiça e motivação entre sua equipe de vendas

Quando os leads são distribuídos de forma igual, isso evita que alguns representantes de vendas fiquem atolados de trabalho enquanto outros fiquem ociosos. Esse equilíbrio cria um ambiente competitivo, porém saudável, onde cada membro é desafiado a dar o seu melhor.

Tempos de resposta otimizados

No mundo acelerado das vendas, a rapidez em que os leads são contatados pode fazer toda a diferença, diminuindo os tempos de espera e aumentando as chances de capturar o interesse do lead enquanto ele ainda está quente.

Aprimoramento da nutrição de leads

Com a rotação de leads, os representantes de vendas podem se concentrar mais em personalizar suas interações, ao invés de saírem correndo atrás de um monte de leads. Essa abordagem não só torna as interações com o cliente mais interessantes, mas também aumenta as chances de transformar leads em clientes fiéis.

Melhor rastreamento e análise

Observando como os leads são tratados por diferentes membros da equipe, você pode descobrir insights sobre o desempenho individual e em equipe, identificar estratégias que deram certo e áreas que precisam de uma turbinada.

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O papel da automação do processo de vendas

Conforme o negócio vai crescendo, fica cada vez mais complicado lidar com a rotação de leads manualmente. Sem contar que ficar cobrando os representantes para fazer o acompanhamento não é nada agradável.

Além de resultar em oportunidades perdidas, esse método ineficiente suga a produtividade da equipe e, o pior de tudo, não é escalável. Em um mercado cada vez mais competitivo, lidar com isso pode comprometer o sucesso e a sustentabilidade do negócio.

Mas isso não precisa ser tão complicado, pense nela em uma responsabilidade como qualquer outra. E se quiser facilitar a sua vida, a automação do processo de vendas entra para dar uma mãozinha.

No caso do roteamento de leads, pode ser algo simples, como uma distribuição em rodízio entre os representantes com base em quem é o próximo da fila.

Já os modelos mais avançados levam em consideração diversos fatores, como valor do negócio, território ou geografia, caso de uso e especialização, ou até mesmo uma combinação de vários fatores por meio de um sistema de pontuação de leads.

É muito provável que o seu negócio atraia diferentes tipos de clientes, por isso a automação do roteamento de leads garante que os prospects certos cheguem aos membros da equipe certos, poupando tempo e recursos.

Como o HubSpot facilita o lead routing?

Quando falamos de automação no processo de vendas, não queremos que você pense em ferramentas complicadas que sua equipe nunca vai usar ou que exigem que os representantes percam metade do dia inserindo dados.

Uma solução como o HubSpot é uma virada de jogo, projetada para economizar tempo. Fazer o rodízio de leads nunca foi tão fácil, após a definição de alguns comandos ele se encarrega de direcionar os leads certos para os membros da equipe adequados.

Se a sua empresa tem mais de uma abordagem, como autoatendimento, transacional e empresarial, o roteamento se encarrega de passar clientes em potencial para o modelo de vendas mais adequado.

E a plataforma é intuitiva, então configurar regras personalizadas para garantir que cada lead seja encaminhado para o departamento ou vendedor responsável de acordo com critérios específicos é muito mais fácil, como localização, interesse ou comportamento online.

Isso otimiza o processo de distribuição de leads, garantindo que cada oportunidade seja aproveitada ao máximo. Ter o HubSpot no lead routing é tornar a tarefa automatizada e estratégica, contribuindo de forma direta na receita:

Ajuda a distribuir os leads de forma igualitária entre os membros da equipe

Evita que algum membro da equipe fique sobrecarregado com leads

Garante que todos os representantes tenham a mesma oportunidade de trabalhar com novos leads

Dessa forma, a rotação de leads no HubSpot pode ajudar a melhorar a experiência geral do cliente. Ao garantir que cada lead receba atenção rápida e personalizada, você pode aumentar a probabilidade de converter leads em clientes pagantes, impulsionando o crescimento da receita para o seu negócio.

Passo a passo para distribuição automática de leads para vendas no HubSpot

Tem o plano Professional ou Enterprise do Sales Hub ou Service Hub? Esse é o começo, com ele em mãos, é possível acessar a ferramenta e revezar a atribuição de leads entre vários usuários usando os fluxos de trabalho da plataforma (a ferramenta não está incluída em nenhuma das versões anteriores).

Além de configurar e automatizar a sua rotação de leads no HubSpot, você terá a possibilidade de definir os melhores critérios de distribuição para a sua operação, o que é importante para as equipes especializadas em diferentes tipos de leads.

Mas não se assuste, é tudo muito simples e rápido. Acompanhe o passo a passo:

Se você estiver usando uma conta do Marketing Hub: navegue no painel de controle principal até a aba Contacts e selecione a categoria Workflows.
No caso de possuir uma conta no Sales Hub: navegue no painel de controle principal até a aba Automation (Vendas) e selecione Workflows.
Clique no botão Criar fluxo de trabalho, dê um nome para o seu fluxo e escolha o tipo Começar do zero.
Clique novamente no botão Criar fluxo de trabalho.
Defina seus Gatilhos de inscrição conforme o funil de marketing que você deseja aplicar, como Propriedades de contato ou Estado/Região.
Se você quiser atribuir a propriedade a contatos que já atendem aos critérios de sua condição inicial, marque a caixa ao lado de Inscrever contatos que já atendem a esses critérios. Clique em Salvar.
Clique no botão + e selecione a ação Revezar leads.

Agora, basta escolher a pessoa ou a equipe para quem você deseja distribuir os seus leads. Na caixa suspensa Atribuir um proprietário do HubSpot, selecione quais membros da sua equipe você deseja incluir no seu roteamento de leads.

Se você não encontrar uma determinada pessoa na lista, há uma boa chance de que ela não esteja configurada como um usuário do HubSpot em sua conta. Nesse caso, faça uma verificação em Configurações > Usuários.

O último passo é ativar o seu fluxo de trabalho. No canto superior direito, você encontrará uma tomada ON/OFF (Revisão/Ativar), acompanhada do texto Workflow is OFF. Alterne para a posição ON e você receberá um pop-up confirmando as configurações que você selecionou. Revise para ver se está tudo certo. Se estiver, clique em Ativar fluxo de trabalho.

Observações: Você pode adicionar diversos usuários do HubSpot ao roteamento de leads, que dividirá automaticamente a quantidade de leads entre eles. A plataforma permite que você crie quantos fluxos de trabalho precisar, contanto que seus critérios de inscrição não entrem em conflito.

Portanto, se você tem equipes de vendas que cuidam especificamente de determinadas características de leads, é só seguir o passo a passo acima e criar uma rotação de leads para cada uma delas.

Como mensurar a eficácia da rotação de leads

Com o seu processo de rotação de leads dentro do HubSpot, já é meio caminho andado, mas o trabalho ainda não acabou. Para realmente colher os frutos com o lead routing, é essencial ficar de olho nos indicadores-chave de desempenho.

Entre eles, podemos destacar as taxas de conversão de leads, tempo médio de resposta às solicitações, follow-up, fechamento de vendas e ciclo de vendas. Todos eles acompanham a jornada desde a conversão inicial, passando pelo primeiro contato, o follow-up e a receita gerada.

Ao analisar os relatórios do HubSpot, que são cheios de detalhes, é possível identificar pontos fortes e oportunidades de melhoria na estratégia, incluindo a distribuição de leads, eficácia de diferentes fontes, engajamento e tempo de resposta.

Dicas e boas práticas para aprimorar sua rotação de leads

Com algumas práticas em mente, você poderá aperfeiçoar seu lead routing e impulsionar suas taxas de conversão com o HubSpot, essas são as sugestões dos nossos especialistas:

1. Defina critérios claros para atribuição de leads

Antes de mais nada, é importante estabelecer critérios claros para a distribuição de leads. Ao considerar fatores como a origem dos leads, o segmento de mercado, o porte da empresa ou até mesmo a pontuação dos leads, você pode assegurar que os leads sejam encaminhados para o membro da equipe mais adequado, levando em conta sua experiência e disponibilidade.

2. Use a distribuição de leads round-robin

Um dos melhores truques para fazer o rodízio de leads é a distribuição round-robin. Essa estratégia garante que cada representante de vendas tenha a mesma chance de interagir com potenciais clientes, já que os leads são distribuídos de forma equitativa. Com o HubSpot, você pode contar com um recurso integrado de distribuição round-robin para automatizar todo esse processo.

3. Se baseie nas características dos leads

Além de distribuir os leads de forma round-robin, por que não aproveitar e personalizar o roteamento com base nas características específicas dos leads? Setor, tamanho da empresa, ou mesmo a fonte do lead podem ser fatores determinantes e fazer toda a diferença nas taxas de conversão e na satisfação do cliente.

4. Monitore o desempenho da atribuição de leads

Uma dica para potencializar a eficiência na rotação de leads é ficar de olho no desempenho das regras. Conforme o seu negócio cresce e a sua equipe de vendas se expande, reavalie os critérios para garantir que estejam acompanhando as metas e objetivos atuais.

5. Otimize continuamente sua estratégia de rotação de leads

Por último, a rotação de leads não é uma receita pronta e precisa de otimização contínua para se adaptar às mudanças no mercado e na dinâmica de vendas. Faça uma revisão periódica da sua estratégia de rotação de leads no HubSpot, ouça o feedback da sua equipe de vendas e não se esqueça dos ajustes necessários.

Quando sentir necessidade, experimente diferentes métodos e critérios de atribuição de leads para encontrar a abordagem que melhor se adequa ao seu negócio.

E com isso você tem tudo o que precisa para automatizar a sua rotação de leads no HubSpot. Se ficou alguma dúvida, nós somos uma agência parceira, imersa no ecossistema e pronta para te ajudar a migrar, implementar ou fazer o melhor uso da plataforma, é só entrar em contato.