Procurando uma maneira de aumentar o nível de sua comunicação e agilizar seu fluxo de trabalho? Bem, você está com sorte, porque vamos explicar a fundo como funcionam as sequências do HubSpot.
Isso porque o recurso do CRM pode ajudar a sua equipe de vendas a economizar tempo, aprimorar seus esforços de e-mail marketing e, por fim, fechar negócios mais rápido.
Temos muito o que abordar, então, vamos começar e desvendar os segredos para usar as sequências do HubSpot.
O que são as sequências do HubSpot?
Antes de entrarmos no âmago da questão, vamos abordar rapidamente o que são as sequências do HubSpot.
Em resumo, nada mais são do que um conjunto de e-mails automatizados que podem ser enviados aos contatos do seu CRM ao longo do tempo.
Pense nelas como seus assistentes pessoais, trabalhando incansavelmente para acompanhar leads, cultivar relacionamentos ou simplesmente manter contato com sua base de clientes.
Com as sequências, você pode criar uma série de e-mails personalizados e configurá-los para serem enviados em intervalos específicos, criando uma estratégia de comunicação consistente e direcionada.
Dessa forma, é possível nutrir os prospects e guiá-los pelo funil de vendas, o que contribui para aumentar as taxas de conversão sem perder o toque humano.
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Passo a passo de criação das sequências do HubSpot
Sem mais delongas, vamos ensinar como criar e editar as sequências do HubSpot.
Para começar a usar o recurso e aproveitar seus benefícios para sua estratégia de e-mail marketing, a sua conta deve atender aos seguintes requisitos:
- Licença atribuída do Sales Hub ou Service Hub
- Plano Professional ou Enterprise
- Endereço de e-mail conectado a sua conta de usuário
- Permissões para o uso das sequências
A Aconcaia é especializada em sustentação, migração e implementação do CRM, então, se for o caso, podemos tirar todas as suas dúvidas sobre o software e te ajudar em qualquer etapa da sua jornada.
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Tenha em mente que existe um limite para o número de sequências que podem ser criadas na sua conta do HubSpot, por todos os usuários.
Mas você pode visualizar o total no canto superior direito do painel de sequências para não se perder. Quando estiver tudo pronto, siga estas etapas simples para começar:
1. Crie uma sequência
Em primeiro lugar, vamos descobrir como criar uma sequência usando modelos de e-mail e lembretes de tarefas.
Assim como personalizar a sequência, escolher o número de dias entre cada etapa ou até mesmo o horário do dia preferido para o envio do e-mail.
Para isso, acompanhe os seguintes passos na sua conta do HubSpot:
- Navegue até Automação > Sequências
- Clique no botão Criar sequência no canto superior direito
- Selecione Iniciar do zero ou um modelo de sequência predefinido
- Clique no botão Criar sequência mais uma vez
Você perceberá que no editor de sequência também é possível escolher as configurações apropriadas, como inserir um nome, basta clicar no ícone de lápis ✎.
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2. Adicione as etapas da sua sequência
Pronto, sua sequência foi criada, mas ainda temos outras tarefas pela frente. Se você quiser adicionar uma etapa, por exemplo, clique no ícone de mais +. Cada etapa tem um objetivo, saiba quais são e o que elas fazem:
E-mail automatizado
Como o próprio nome já sugere, essa etapa permite que você envie automaticamente um e-mail para o contato escrito na sua sequência.
Entre as possibilidades, estão iniciar uma nova conversa ou responder a um e-mail anterior.
Para facilitar ainda mais o seu trabalho, você também pode criar um modelo ou usar um modelo existente.
Tarefa de e-mail manual
Nesse caso, você pode receber um lembrete de tarefa para enviar um e-mail (lembrando que ele não será enviado automaticamente). Assim como na etapa anterior, é possível escolher entre:
- Iniciar uma nova conversa
- Responder a um e-mail da sequência anterior
- Usar um modelo existente
- Criar um novo e-mail ao entrar em contato
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Tarefa de chamada
Já essa etapa lembra que você pode estreitar os laços com seu lead usando uma abordagem diferente. Isso ao enviar um lembrete para ligar manualmente para o contato inscrito na sua sequência.
Tarefa geral
De certo modo, essa tarefa funciona como a anterior, mas o lembrete que você receberá é para concluir manualmente uma ação.
Tarefa de InMail
Você está usando a integração do HubSpot com o LinkedIn Sales Navigator? Saiba que essa etapa pode ser uma boa oportunidade para o seu trabalho, porque você também pode criar tarefas para não se esquecer de enviar um InMail manualmente.
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Tarefa de solicitação de conexão
Outra tarefa interessante para a integração com o LinkedIn Sales Navigator. Nesse caso, você tem a opção de criar um lembrete para enviar uma solicitação de conexão na rede social.
3. Edite as configurações da sequência
Agora que você adicionou as etapas à sequência, o próximo passo é editar suas configurações, incluir os horários de envio dos e-mails de acompanhamento ou criação das tarefas padrão.
Lembrando que essas configurações, sejam quais forem, serão aplicadas somente aos e-mails e tarefas executadas após a primeira etapa da sequência.
Importante: vamos supor que sua sequência está definida para enviar e-mails apenas em dias úteis. Sendo assim, os atrasos contabilizam os dias úteis entre cada uma das etapas. Mas, caso queira agendar o envio para sábados e domingos, basta desativar a opção Executar etapas apenas em dias úteis.
Para definir as alterações é simples: clique na guia Configurações no canto superior do editor de sequências.
Se você quiser personalizar o tempo de cada e-mail de acompanhamento, é só definir o intervalo desejado utilizando os seletores de hora da Janela de envio de e-mail automatizado.
O HubSpot revisará as aberturas de e-mail anteriores, então, não estranhe se ele definir o fuso horário para determinar automaticamente o momento ideal de envio.
Você deve estar se perguntando sobre as tarefas da sequência. Bom, elas são criadas no início do dia de calendário da sua conta e baseiam-se no fuso horário selecionado ao inscrever os contatos.
Elas estão incluídas no e-mail Resumo diário. Mas para receber um lembrete adicional sempre que uma tarefa for criada em uma sequência, os passos são:
- Clicar para ativar os lembretes de e-mail
- Usar o seletor de hora para selecionar o horário padrão de recebimento do lembrete da tarefa
- Editar as configurações da sequência e clicar em Salvar
4. Defina os gatilhos de inscrição e cancelamento
Em seguida, decida como os contatos devem entrar na sua sequência. Você pode definir critérios específicos, como abrir um e-mail, clicar em um link ou até mesmo preencher um formulário.
Isso garante que sua sequência no HubSpot seja adicionada no momento certo, permitindo que você entregue conteúdo em um momento oportuno e relevante aos seus leads.
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Vale ressaltar que, por definição, quando um contato responde a qualquer e-mail ou agenda uma reunião em qualquer página ele automaticamente cancela sua inscrição na sequência.
- Para editar os gatilhos de inscrição: clique na guia Automação, no canto superior do editor de sequência.
- Para desinscrever os leads de uma mesma empresa: ative a opção Cancelar inscrição: Todos os contatos da mesma empresa, com isso, basta que um contato responda a qualquer um dos e-mails para que o HubSpot anule a inscrição de todos.
Não se esqueça de clicar em Salvar depois de editar a automação da sua sequência de inscrição para salvar as opções.
5. Faça o conteúdo do seu e-mail marketing
Agora vem a parte divertida, fazer o conteúdo dos e-mails usando o editor fácil de usar do próprio HubSpot.
Sinta-se à vontade para adicionar tokens de personalização, conteúdo dinâmico ou até mesmo inserir snippets para customizar ainda mais suas mensagens, de acordo com o conhecimento da sua operação.
Lembre-se de que a chave aqui é envolver seus destinatários e agregar valor ao longo de toda a sequência.
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Vamos lá, para editar um e-mail automatizado clique no menu suspenso Ações para a etapa E-mail automatizado na sequência e clique em Editar e-mail, nessa ordem.
Contudo, se a sua intenção é editar um modelo de e-mail manual, siga os mesmos passos, mas para a etapa Tarefa de e-mail manual na sequência.
Terminou a edição das etapas da sua sequência? Então, você precisa aplicar todas as alterações feitas, mas existem duas opções: atualizar a existente ou criar uma totalmente nova.
Se você clicar em Salvar existente, no canto superior direito, as alterações feitas serão aplicadas na sequência existente.
Agora, se o objetivo for criar uma totalmente nova, o caminho será:
- Escolher a opção Fazer uma cópia no canto superior direito
- Inserir um nome para a nova sequência na caixa de diálogo
- Selecionar uma pasta caso prefira
- Clicar em Salvar
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6. Monitore e personalize
Estamos nos encaminhando para o fim, mas o trabalho no Inbound Marketing nunca acaba realmente.
Quando sua sequência de e-mail marketing estiver pronta para uso, fique de olho em seu desempenho.
Afinal, o HubSpot fornece análises e insights valiosos para ajudá-lo a otimizar sua sequência. Então, não deixe essa possibilidade de lado.
Por exemplo, você pode ajustar o conteúdo do e-mail, o tempo ou até mesmo pausar e retomar a sequência conforme necessário.
Mesmo se a sua rotina for ocupada, é possível criar tarefas automáticas para você não esquecer de acompanhar os contatos.
Melhores práticas de otimização para sequências do HubSpot
Um guia completo de sequências do HubSpot não seria completo de verdade sem algumas recomendações para otimizar sua estratégia de e-mail marketing.
Para aproveitar ao máximo essa ferramenta, compartilharemos algumas dicas e truques a serem considerados:
Segmentação e personalização são obrigatórias
Aproveite o poder dos tokens de personalização para tornar seus e-mails mais humanos e relevantes e adaptar suas mensagens.
De nada adianta seguir cada um dos passos que compartilhamos para criar uma sequência do HubSpot e não atingir os resultados que a sua operação precisa, não é mesmo?
Sendo assim, considere as seguintes sugestões:
- Dirija-se aos contatos pelos nomes
- Faça referência a interações recentes
- Adapte o conteúdo às suas necessidades específicas
Esse nível mais pessoal pode aumentar significativamente o engajamento e as taxas de resposta.
Não se esqueça do cuidado por trás das linhas de assuntos
O primeiro contato que os seus leads têm com a sua estratégia é por meio das linhas de assuntos. Elas são basicamente as guardiãs dos seus e-mails.
Para fortalecer ainda mais suas sequências do HubSpot, tenha certeza de que você dedicou tempo e esforço para criar assuntos cativantes.
Afinal, despertar a curiosidade e incentivar os destinatários a abrir seus e-mails é um passo obrigatório.
Experimente diferentes estilos, como perguntas ou até emojis e tokens de personalização, para ver o que repercute melhor em seu público.
Como a taxa de abertura é uma das métricas disponíveis dentro do HubSpot, você pode acompanhar as porcentagens e se adaptar com o passar do tempo, até definir o que melhor funciona com os seus contatos.
Timing é fundamental no e-mail marketing
Um dos aspectos mais importantes e que desempenha um papel crucial no sucesso do e-mail marketing é o timing.
Com o HubSpot, você pode programar o envio de seus e-mails nos momentos mais oportunos.
Portanto, considere o fuso horário dos destinatários, seus padrões de envolvimento no passado e suas preferências ao determinar o melhor momento para clicar no botão de enviar.
Lembre-se, ninguém gosta ou sequer vai abrir um e-mail que recebeu às 3 da manhã ou aos finais de semana.
Seja curto mas não menos amável
Embora você queira agregar valor, lembre-se de que a capacidade de atenção é um tanto quanto limitada.
Nesse sentido, mantenha seus e-mails concisos, focados e diretos. O uso de uma call-to-action (CTA) clara no final de cada e-mail, por exemplo, guiará seus destinatários para a próxima etapa desejada.
Considere o teste A/B, analise o desempenho e repita
Melhoria contínua é o nome do jogo. Teste diferentes linhas de assunto, modelos de e-mail marketing ou até mesmo a extensão da sua sequência no HubSpot.
O teste A/B, por exemplo, é uma ferramenta poderosa para otimizar suas campanhas.
Além disso, o próprio CRM oferece a possibilidade de testar diferentes variáveis, como linhas de assunto, conteúdo do e-mail, botões de CTA e imagens ou gifs.
Comparar o desempenho de diferentes variações possibilita identificar quais elementos repercutem melhor entre o seu público. Portanto, não se esqueça de estudar os resultados e refinar suas sequências conforme avança.
Em caso de dúvidas, as próprias sugestões do HubSpot fornecem informações valiosas para orientar seu processo de tomada de decisão.
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Como você pode ver, as sequências do HubSpot podem ser uma virada de chave em seus esforços de marketing e vendas.
Ao maximizar seu alcance e fornecer conteúdo personalizado, você pode cultivar relacionamentos com a sua base de leads e, consequentemente, bater suas metas de vendas. Então, por que não dar uma chance ao recurso?
Lembre-se de que as sequências do HubSpot são uma ferramenta poderosa, mas elas não são o princípio nem o fim da sua estratégia.
Principalmente quando lembramos que elas são só uma das inúmeras possibilidades do HubSpot para aprimorar suas táticas e otimizar sua produtividade.
No entanto, é crucial reconhecer que o processo de migração, implementação ou sustentação do CRM pode ser um desafio significativo, por demandar atenção, recursos e expertise para garantir o sucesso da sua adoção.
Ter uma equipe de profissionais que entendam a importância do HubSpot para a sua operação pode te livrar de muita dor de cabeça e te aproximar cada vez mais dos benefícios da ferramenta. Então, conte com os serviços da Aconcaia.
